V Uradnem listu je bila 5. maja 2023 objavljena novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), ki prinaša nekaj novosti na področju evidentiranja in beleženja delovnega časa zaposlenih.
Kaj je novega? Novela zakona prinaša tri glavne spremembe, in sicer:
- spremembo definicije delavca,
- sprememb glede prijave delavca v zavarovanja pri ZZZS in
- spremembo vodenja evidence delovnega časa.
Pojdimo lepo po vrsti. Z novelo se torej spreminja definicija delavca, in sicer tako, da sedaj vključuje posameznike, "ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravljajo delo za delodajalca".
S to razširjeno definicijo delavca, novela zakona odpravlja dilemo, ali je treba evidence voditi tudi za tiste delavce, ki so sicer osebno vključeni v delovni proces pri delodajalcu, vendar nimajo sklenjene pogodbe o zaposlitvi, kar pomeni, da niso v delovnem razmerju. Sem sodijo druge oblike dela, kot sta študentsko delo in delo preko pogodbe, kot je avtorska ali podjemna pogodba.
Nova definicija torej od delodajalcev uvaja obveznost, da vodijo evidence tudi za tiste delavce, ki delo opravljajo na drugih pravnih podlagah in z delodajalcem niso v delovnem razmerju.
Naslednja sprememba, ki jo uvaja novela, je uskladitev rokov za posredovanje podatkov ZZZS. Delodajalec je dolžan podatke iz evidence o zaposlenih delavcih posredovati Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije posredovati z dnem nastopa dela po pogodbi o zaposlitvi oziroma najkasneje pred začetkom opravljanja dela.
Glede na napisano je torej treba podatke o novem zaposlenem posredovati ZZZS na dan, ki je kot datum nastopa dela določen v pogodbi o zaposlitvi oziroma najkasneje na dan, ko delavec začne opravljati delo.
Delodajalcu se lahko naloži elektronsko vodenje evidence o izrabi delovnega časa za obdobje dveh let
S tem se odpravljajo neskladja med predmetnim zakonom (ZEPDSV) in Zakonom o matični evidenci zavarovancev in uživalcev pravic iz obveznega pokojninskega in invalidskega zavarovanja (ZMEPIZ-1).
Zadnja sprememba, ki jo želimo izpostaviti, pa je sprememba evidence o izrabi delovnega časa. Evidenca o izrabi delovnega časa je ena od obveznih evidenc, ki so jih delodajalci dolžni voditi o vsakem zaposlenem. Ta evidenca vsebuje širok nabor podatkov, in sicer:
- število opravljenih ur v delovnem dnevu,
- število opravljenih v okviru opravljanja dela s polnim ali skrajšanim delovnim časom,
- število ur nadurnega dela,
- opravljene ure, za katere delavec prejme nadomestilo plače iz sredstev delodajalca,
- opravljene ure, za katere delavec prejme nadomestilo plače v breme drugih organizacij,
- neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače, in
- število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.
Poleg zgornjega nabora podatkov pa se s sprejemom novele dodaja še naslednje kategorije:
- čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
- izraba in obseg izrabe odmora med delovnim časom, opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (sem sodijo npr. nočno, izmensko praznično delo pa tudi delo v deljenem delovnem času),
- opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času,
- tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa.
Kot je razvidno s seznama, se bistveno širi obseg podatkov, ki jih je potrebno beležiti, pri čemer je treba evidenco voditi dnevno. Dodatno so delodajalci dolžni delavcu zagotoviti vpogled v evidenco o izrabi delovnega časa, ki se nanašajo nanj in izdati pisno obvestilo o podatkih iz evidence, in sicer najkasneje do konca plačilnega dne. Ta izpis iz evidence se delavcu lahko posreduje tudi po elektronski pošti, če tak elektronski naslov zagotavlja delodajalec.
Zanimiva novost, ki jo vpeljuje novela, pa je, da se delodajalcu, ki je storil prekršek s področja tega zakona ali določene prekrške iz Zakona o delovnih razmerjih, lahko naloži elektronsko vodenje evidence o izrabi delovnega časa za obdobje dveh let.
Vse tri spremembe so začele veljati 15. dan po objavi v Uradnem listu, pri čemer se začnejo uporabljati šest mesecev po uveljavitvi, kar pomeni, da imajo delodajalci čas, da se prilagodijo spremembam do 20. novembra 2023.
Čeprav je sprememba precejšnja, pa je delodajalcem tudi dan čas, da se nanje ustrezno pripravijo in prilagodijo svoje poslovne procese na nove zahteve zakonodaje.
