M. Sa.
Ko se stroški dela zvišujejo, se številna podjetja najprej ozrejo po ukrepih za znižanje stroškov. Med najpogostejšimi so zmanjševanje števila zaposlenih, zamrznitev zaposlovanja ali reorganizacija delovnih mest. Toda kratkoročni prihranki se lahko hitro spremenijo v dolgoročne težave, opozarja Alenka Kraljič, psihologinja in direktorica operativnega poslovanja v kadrovski družbi Trenkwalder.
"Prihranki zaradi zmanjševanja števila zaposlenih so pogosto zgolj kratkoročni, včasih celo navidezni. Če odločitve niso sprejete premišljeno in ob upoštevanju širših posledic, lahko podjetje kmalu plačuje višjo ceno v obliki nadur, napak, prekinjenih procesov in zmanjšane produktivnosti," pojasnjuje sogovornica.
V nekaterih proizvodnih in logističnih podjetjih se je namreč pokazalo, da je prehitro krčenje kadra povzročilo več dela za preostale zaposlene, povečalo število napak in posledično tudi stroške poslovanja.
Najprej je treba poiskati notranje rezerve
Po besedah Kraljičeve najbolj uspešna podjetja pred posegi v število zaposlenih najprej preverijo, ali obstajajo možnosti za izboljšanje organizacije dela.
Sem sodijo optimizacija delovnih procesov, odprava nepotrebnih opravil, digitalizacija ponavljajočih se nalog, centralizacija določenih funkcij ter uporaba dostopnih orodij umetne inteligence.
V nekaterih proizvodnih in logističnih podjetjih se je pokazalo, da je prehitro krčenje kadra povzročilo več dela za preostale zaposlene, povečalo število napak in posledično tudi stroške poslovanja
"Velikokrat težava ni v prevelikem številu zaposlenih, temveč v načinu dela. Podjetja pogosto odkrijejo, da ljudje veliko časa porabijo za ponavljajoča se administrativna opravila, ki bi jih bilo mogoče avtomatizirati ali poenostaviti," pravi.
Kot primer navaja lokalno proizvodno podjetje, ki je ob zvišanju minimalne plače in uvedbi zimskega regresa sprva razmišljalo o zmanjšanju administrativnega osebja. Podrobnejša analiza je pokazala, da zaposleni večkrat vnašajo iste podatke v različne sisteme. Namesto odpuščanj so uvedli digitalizacijo in centralizacijo procesov.
Rezultat je bil približno 20-odstotni prihranek časa pri administrativnih opravilih, vodje pa so pridobili več prostora za operativno vodenje in razvoj ekip.
Umetna inteligenca kot pomočnik, ne kot nadomestilo
Podobne učinke opažajo tudi na področju upravljanja kadrov. Orodja umetne inteligence danes omogočajo hitrejšo pripravo analiz, poročil in administrativnih opravil.
"V enem od podjetij s približno 300 zaposlenimi se je čas za pripravo kadrovskih analiz in poročil skrajšal z dveh dni na manj kot eno uro mesečno. Kadrovska ekipa se lahko zato posveča strateškemu razvoju ljudi, namesto da večino časa preživi v Excelovih preglednicah," pojasnjuje Kraljičeva.
Zaposleni, ki razumejo svoj prispevek k organizaciji, lažje prepoznajo vrednost svojega dela, se uspešneje pogajajo za plačo in bolj samozavestno načrtujejo karierno pot
Ob tem poudarja, da umetna inteligenca ne more nadomestiti človeka pri ključnih kadrovskih odločitvah. "Pri zaposlovanju, razvoju zaposlenih, napredovanjih ali reorganizaciji ekip ostajajo človeška presoja, izkušnje in razumevanje ljudi nenadomestljivi," izpostavlja sogovornica.
Kaj je upravljanje vpliva?
V ospredje vse bolj prihaja koncept upravljanja vpliva oziroma tako imenovani impact management. Gre za sistematičen pristop, pri katerem organizacije ocenjujejo, kako njihove odločitve vplivajo na zaposlene, poslovanje, skupnost in širše okolje.
"Podjetja danes ne morejo več razmišljati zgolj o dobičku. Podnebne spremembe, staranje prebivalstva, pomanjkanje kadrov in družbena neenakost zahtevajo širši pogled na posledice poslovnih odločitev," poudarja sogovornica.
Upravljanje vpliva vključuje merjenje in spremljanje učinkov odločitev ter iskanje načinov, kako povečati pozitivne in zmanjšati negativne posledice poslovanja.
Pet vprašanj za boljše odločitve
Eden od pristopov, ki ga razvija evropski projekt PILLARS, temelji na petih ključnih vprašanjih:
- Kakšen rezultat bo prinesla odločitev?
- Na koga bo vplivala?
- Kako velik bo njen obseg?
- Kakšen je prispevek organizacije?
- Katera tveganja prinaša?
Takšen način razmišljanja podjetjem pomaga sprejemati bolj premišljene in manj tvegane odločitve, hkrati pa prispeva k bolj zdravemu delovnemu okolju in večji zavzetosti zaposlenih.
"Podjetja, ki zavestno spremljajo učinke svojih odločitev, postopoma gradijo stabilnejšo kadrovsko strukturo, boljše medosebne odnose in dolgoročno višjo produktivnost. To pa je temelj za dobre poslovne rezultate," poudarja Kraljičeva.
Koristen pristop tudi za posameznike
Koncept upravljanja vpliva ni uporaben le za organizacije. Po mnenju Alenke Kraljič lahko podobno razmišljanje uporablja tudi vsak posameznik. Zaposleni, ki razumejo svoj prispevek k organizaciji, lažje prepoznajo vrednost svojega dela, se uspešneje pogajajo za plačo in bolj samozavestno načrtujejo karierno pot.
"Mnogi ljudje danes veliko delajo, vendar pogosto ne vedo, kako je njihovo delo povezano s širšimi cilji organizacije. Ko razumejo svoj vpliv in pomen svojega prispevka, delo ponovno dobi smisel," pravi.
Po njenem mnenju bo prav sposobnost razumevanja širše slike ena ključnih kompetenc prihodnosti – tako za vodje kot za zaposlene. "Upravljanje vpliva ni zgolj poslovni trend. Gre za način razmišljanja, ki podjetjem in posameznikom pomaga sprejemati bolj premišljene, odgovorne in dolgoročno uspešnejše odločitve."
