Najprej na kratko povzemimo za kaj gre. Maja je bila sprejeta novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), ki stopi v veljavo 20.11.2023. To pomeni, da imate do 20.11. čas, da svoje procese prilagodite spodnjim spremembam.
-
Širitev pojma delavec
Prva sprememba je širitev pojma delavec, ki po novem zavzema tudi druge osebe, »ki na kakršnikoli drugi pravni podlagi opravljajo delo za delodajalca.«
Kaj to pomeni v praksi?
Pomeni, da ste dolžni voditi evidenco izrabe delovnega časa tudi za tiste delavce, s katerimi nimate sklenjene pogodbe o zaposlitvi pa delo pri vas opravljajo osebno in povečini z vašimi delovnimi sredstvi (npr. služben računalnik). Sem sodijo: dijaki in študenti, ki delajo v okviru študentskega dela pa tudi posamezniki, ki delo opravljajo »preko s.p.« ali druge pogodbe.
Vsi ti posamezniki se po novem štejejo za delavce, zato je potrebno poskrbeti za beleženje njihovega delovnega časa na enak način kot za vaše zaposlene, s katerimi imate sklenjeno pogodbo o zaposlitvi.
-
Spremenjen obseg vodenja evidence o izrabi delovnega časa
Spreminja se tudi obseg podatkov, ki jih je potrebno voditi. Naj najprej opozorimo, da vodenje evidence o izrabi delovnega časa ni nova obveznost, saj je ta evidenca obvezna že kar nekaj let. Spreminja pa se obseg podatkov in sicer je obstoječim kategorijam potrebno dodati še:
- čas prihoda na delo in odhoda delavca z dela,
- izrabo in obseg izrabe odmora med delovnim časom in
- podatke o opravljenih urah v drugih posebnih pogojih dela (npr. delo na praznik, nočno delo) pa tudi
- ure opravljene v neenakomerno razporejenem delovnem času, kjer mora biti navedeno tudi referenčno obdobje. Ta alineja se nanaša samo na delavce katerih čas je neenakomerno razporejen.
Kaj to pomeni v praksi?
To pomeni, da je obstoječim evidencam potrebno dodati zgornje kategorije. Način beleženja evidenc ni določen, kar pomeni, da evidence lahko vodite tako v fizični kot v elektronski obliki. V kolikor evidenc do sedaj niste vodili, pa je potrebno celoten sistem zastaviti od začetka.
Ne glede na to ali se boste odločili za elektronski način beleženja delovnega časa ali ne, je smiselno, da tej temi posvetite več pozornosti in vzpostavite način, ki bo ustrezal vašemu podjetju. Delo je čedalje bolj fleksibilno (npr. skrajšani delovni čas, delo od doma ipd.), kar je potrebno upoštevati pri vodenju evidence.
Za zaključek vam v pomoč ponujamo naslednje štiri korake, ki vam lahko pomagajo pri učinkovitem beleženju delovnega časa po novem:
1. Preglejte svoja razmerja z delavci (pogodbe o zaposlitvi, delo preko s.p., študentsko delo, itd.) in jih popišite;
2. Na podlagi popisa sprejmite pravilnik o delovnem času, s katerim boste opredelili dolžino odmora, ki pripada vašim delavcem, določili delavnik, odsotnosti pa tudi način na katerega se beleži delovni čas;
3. Na podlagi zbranih podatkov vzpostavite postopek za vodenje evidenc (v kolikor vodite evidence v elektronski obliki nikar ne pozabite na skladnost z GDPR) in
4. Obvestite in usposobite svoje delavce.
Zakonodajne spremembe so nedvomno stalnica vsakega podjetja, pri čemer ravno spremembe na področju kadrovanja pogosto zahtevajo največ prilagoditev. Ravno zato je bistveno, da imajo podjetja vzpostavljene ustrezne pravilnike, ki jim bodo omogočili, ne le to, da bodo vedeli kakšni so procesi v podjetju temveč tudi kateri del procesa je potrebno prilagoditi novostim. S tem pa pridobimo nadzor nad samo spremembo, ki kar naenkrat ni več tako nemogoča kot smo sprva mislili.
