Alenka Kraljič, psihologinja in direktorica operativnega poslovanja v kadrovskem podjetju Trenkwalder
Po skoraj dveh letih sobivanja s covidom-19 delo na daljavo postaja za mnogo organizacij vsakdanjost. Številna podjetja uvajajo tako imenovani hibridni način organiziranja dela, ki kombinira delo na daljavo z delom na delovnem mestu v prostorih delodajalca. Taka oblika dela po dosedanjih raziskavah ustreza predvsem mlajšim generacijam. So pa tudi številni delavci z mnogoletnimi izkušnjami že prepoznali določene prednosti dela na daljavo oziroma hibridnega dela. Pa vendar so delodajalci tisti, ki bodo morali narediti določen preskok v organizaciji dela delavcev in v delovnih procesih.
Kaj so naloge vodje na daljavo?
Vodenje in upravljanje oddaljenih sodelavcev ali oddaljenega tima je dostikrat ena težjih nalog v organizaciji. Čeprav so lahko nekatere značilnosti dela na daljavo prednost za mnoga podjetja, obstajajo tudi precejšnji izzivi, ki jih s seboj vede in nevede prinaša delo zaposlenih na daljavo. Gre za zaupanje, komunikacijo, odgovornost, varnost pri delu, nadzor nad opravljenimi nalogami in organizacijsko kulturo.
Zaposleni so bili v času epidemije in dela od doma izjemno učinkoviti pri opravljanju delovnih obveznosti, vendar so se obenem počutili tudi preobremenjene in izgorele
Vodenje posameznika ali tima na daljavo zahteva nekatere posebne sposobnosti vodje oziroma nadrejenega. Prilagojeno mora biti na način, da se učinkovito in odkrito lahko razpravlja o odprtih zadevah, nalogah, projektih ali težavah zaposlenih. Zaposlenih pa ob tem ne vidite vsak dan, z njimi pretežno ne komunicirate iz oči v oči, kar pomeni tudi težje prepoznavanje njihovega splošnega razpoloženja in psihofizične kondicije. Vzpostavljanje motivacijskih dejavnikov, vzpodbujanje najboljšega učinka, vzpodbujanje najboljše motivacije in najboljše zavzetosti tima, ki ne opravlja dela na isti lokaciji, zahteva edinstven nabor kompetenc, naravnanosti in aktivnosti.
Izpostavila bi naslednjih pet bistvenih zadev:
1. Redno in dosledno komuniciranje, skrb za gradnjo pristnih in odkritih odnosov
Brez jasnih navodil in meril s strani vodje oziroma delodajalca, ne moremo pričakovati, da bo delo uspešno ali pravočasno opravljeno. Delodajalci morate cilje in pričakovanja jasno in redno komunicirati z vsemi zaposlenimi. Omogočiti morate tudi pretok informacij med člani tima in spodbujati socializacijo med njimi.
Razmislite o načinih, ki bodo omogočili komunikacijo redno, vsak dan ali vsak teden, saj bodo tako vsi sproti seznanjeni s tem, kaj se dogaja z njihovimi člani tima in kako delo napreduje. Poskrbite, da bodo vaši oddaljeni zaposleni vedeli za termine planiranih srečanj, lahko na primer pošljete e-pošto ali vabila v njihove koledarje. Naloga vodje je, da kljub oddaljenosti zna povezati zaposlene med seboj, da zna povezati njihove cilje, da gradi medsebojne odnose in predvsem, da ustrezno prepozna, vrednoti in nagrajuje dosežke zaposlenih.
2. Dogovorite se o ciljih in spremljanju učinkovitosti
Z zaposlenimi se mora vodja oziroma nadrejeni jasno dogovoriti o metodi spremljanja delovnih nalog in rezultatov, pa tudi o tem, kdaj in kako naj bodo zaposleni dosegljivi za službene zadeve. Nekateri zaposleni so v strahu, da ne bi zadovoljili delodajalčevih pričakovanj, cele dneve preživljali za računalnikom in bili pravzaprav stalno na voljo za službene obveznosti. Delodajalci pa so namesto opravljenega dela merili ure, ki so jih zaposleni preživeli za računalnikom.
Razmislite o načinih, ki bodo omogočili komunikacijo redno, vsak dan ali vsak teden
Takšno delo od doma dolgoročno prav gotovo ni učinkovito. Hkrati prinaša mnogo nezadovoljstva zaposlenih. Da zaposleni delo od doma jemljejo enako resno kot delo v pisarni (v prostorih delodajalca) potrjuje tudi raziskava svetovalne hiše McKinsey & Company, ki je pokazala, da so bili zaposleni v času epidemije in dela od doma izjemno učinkoviti pri opravljanju delovnih obveznosti, vendar so se obenem počutili tudi preobremenjene in izgorele.
3. Osredotočite se na odgovornost, na cilje in na rezultate, ne na dejavnost
Poznavanje odgovornosti zaposlenih za svoje delo in poznavanje vrednosti lastnega prispevka k skupnemu rezultatu pripomore k višjemu občutku pripadnosti, dviguje motivacijo in gradi na t. i. osebni odgovornosti. Obenem se povečuje tudi kultura zaupanja. Nastavite kazalnike uspešnosti. Ti bodo zaposlenim pomagali razumeti, za kakšen rezultat/cilj si prizadevajo in bodo lahko učinkoviteje tudi upravljali svoj čas. Če vaši oddaljeni zaposleni čutijo, da jih nihče ne spremlja oziroma nikogar ne zanima, katere naloge in aktivnosti so opravili na dnevni/tedenski bazi, je velika verjetnost, da bodo težje ostali motivirani in posledično manj učinkoviti.
4. Sprotno odpravljajte ovire
Uravnoteženo razmerje med zadovoljstvom zaposlenih in njihovo produktivnostjo lažje dosežejo delodajalci z jasno in odprto komunikacijo. Zaposleni, ki bolje poznajo pravila dela na daljavo in delodajalčeva pričakovanja, se počutijo bolj vključene in so zaradi tega tudi do petkrat bolj produktivni, ugotavljajo raziskovalci. V primeru nejasnosti, zastojev ali ovir - le to zahteva takojšnje in sprotno razreševanje.
5. Gradite na zaupanju
Vzpostavljanje zaupanja je sicer dvosmeren dolgotrajen proces, za katerega se morajo potruditi in ga vzdrževati vsi udeleženci določenega odnosa, naj bo to par, tim, večja skupina ali pa celotno podjetje. Učinkoviti in uspešni vodje so vedno na voljo in imajo "odprta vrata" za vse svoje zaposlene tudi na daljavo. In še nasvet: namesto aplikacij, ki spremljajo, kdaj sedi zaposleni ob računalniku in kdaj ne, so bolj primerni in prijazni spletni sestanki, telefonski pogovori, spletne delavnice ali seminarji, e-treningi in podobno.
Pandemija je prispevala k hitrejši optimizaciji in izboljšavi številnih delovnih operacij in delovnih procesov. Mnoga podjetja so izkoristila ideje ter načrtno spodbujajo ustvarjalnost in podjetnost zaposlenih. Izkoristite dane priložnosti in prisluhnite zaposlenim.
Obiščite spletno stran brez oglasov.
