S 15. junijem bo mag. Nina Gostenčnik začela drugi mandat na čelu Pokrajinskega arhiva Maribor, ki ima poleg osrednje, največje enote v Mariboru, še enoti na Ravnah na Koroškem in v Murski Soboti. Skupno skrbijo za 18 tekočih kilometrov arhivskega gradiva. Medtem ko je enota v Prekmurju pred dvema letoma dobila nove prostore, v Mariboru novi prostori tudi po več letih še niso povsem na vidiku. Se pri tem vendarle kaj premika, kako vpliva umetna inteligenca na njihov delo in kakšne načrte še ima direktorica pri vodenju arhiva v prihodnje?
Zakaj ste se odločili za nov petletni mandat vodje drugega največjega pokrajinskega arhiva v državi?
"Za drugi mandat sem se odločila, ker mislim, da smo dobro začeli v minulih petih letih, izvedli veliko projektov, veliko ciljev, ki sem si jih zastavila, smo tudi izpolnili. In idej, ciljev je tudi za naprej še veliko. Postali smo prepoznavni, zelo dobro sodelujemo z drugimi javnimi zavodi. Tudi v kolektivu je dobro vzdušje."
Večja odprtost arhiva do javnosti ostaja torej ena vaših prioritet tudi v prihodnje?
"Da, zagotovo. Hvaležna sem, da imajo zaposleni željo in voljo, da ob svojem rednem delu, ki je že samo po sebi zelo zahtevno, prispevati še k dejavnostim, ki ne sodijo neposredno v njihovo strokovno področje. V minulih petih letih smo tako izpeljali številne projekte, tudi v sodelovanju z drugimi institucijami. Če omenim samo sodelovanje s Slovenskim narodnim gledališčem Maribor pri projektih o Josipu Vandotu, Janku Glazerju in Dušanu Tomšiču, na primer. Ter sodelovanje vseh kulturnih in drugih zavodov pri pripravi dokumentarno-umetniške uprizoritve Maistrove akcije za Maribor. Vedno, ko se povežeš z drugimi ustanovami, lahko nastane nekaj več. Vsak prispeva svoje znanje in izkušnje, obenem pa dosežeš tudi širše občinstvo. In zaposleni se resnično razdajajo, da lahko pripravimo ali sodelujemo pri razstavah in drugih dogodkih. Menim, da je zelo pomembno, da smo prisotni tako v lokalnem kot širšem okolju."
Tradicionalno se vključujete tudi vi, kakor ostali javni zavodi s področja kulture v mestu, v program Dneva Maribora, ki je v oktobru, ko mesto obeležuje prvo pisno omembo. Katere dogodke sicer še načrtujete letos?
"Pred nami je v tem tednu mednarodni teden arhivov, torej od 8. do 12. junija, 9. junija zaznamujemo dan arhivov in v teh dneh pripravljamo tudi mi, kakor drugi arhivi po državi, pester program. V torek (jutri, op. a.) bo ob 13. uri zadnje, zaključno vodenje po razstavi Socialistični puntarji. V sredo, 10. junija, bo ob 11. in ob 17. uri cehovski sprehod po mestu, ta je bil, ko smo ga že izvedli, denimo za 8. februar, pri obiskovalcih zelo dobro sprejet. Dogajanje bo pestro tudi v naši enoti v Murski Soboti, kjer pripravljamo aktivnosti, povezane z razstavo Iz Mure z ljubeznijo. V torek, 9. junija, bo ob 10. uri vodenje, v sredo pa delavnica ustvarjanja iz Murinih krpic. Nato bomo 16. junija v Mariboru odprli gostujočo razstavo Pokrajinskega arhiva Koper o Tomosu z naslovom Tomos drvi v (pozabo) arhiv. Na ogled bo predvidoma do septembra."
Umetna inteligenca pomaga
Veliko poudarjate povezovanje z drugimi ustanovami. Zakaj menite, da je to pomembno?
"Zelo radi sodelujemo z drugimi javnimi zavodi in tudi ostalimi, saj se je pokazalo kot izjemno dobrodošlo in dopolnjujoče. Če imamo vsi določeno znanje in vsak del gradiva, zakaj ga ne bi delili oziroma ustvarjali projekte skupaj. Tako nastanejo kakovostne, bolj polne, celovite razstave, ki jih nato lahko predstavljamo na različnih lokacijah, jih selimo. Sodelujemo z Zavodom za varstvo kulturne dediščine, muzeji, knjižnicami in številnimi drugimi ustanovami. Za že omenjeni Dan Maribora sedaj že več let zapored skupaj pripravimo odlične programe, kjer se vsak predstavi s svojega strokovnega vidika. Zelo zanimivo in velik odziv so imel na primer tematski kolesarski ogledi mesta v sodelovanju z Umetnostno galerijo Maribor, z njimi smo sodelovali tudi pri odmevni razstavi, posvečeni arhitektu Saši Devu.
Direktorji kulturnih zavodov se tudi redno srečujemo, kar se mi zdi pomembno. Ti mesečni sestanki so se izkazali za zelo koristne, saj si pomagamo, se dopolnjujemo in preprečujemo podvajanje programov."
V Radencih ste tudi letos organizirali veliko tridnevno mednarodno konferenco, ki vsakokrat združuje strokovnjake, raziskovalce in praktike s področja arhivistike, informacijskih znanosti, zgodovine ter upravljanja dokumentov. Kateri so tačas ključni izzivi vaše stroke?
"Tudi letos smo, kakor kot lani, veliko pozornosti namenili umetni inteligenci. Tehnologija se razvija izjemno hitro, zato bo to še nekaj časa ena osrednjih tem. Umetna inteligenca nam seveda lahko pri delu zelo pomaga. Eden od uvodnih referatov je bil na primer posvečen uporabi teh orodij v rodoslovju.
V okviru projekta slovenskega elektronskega arhiva denimo umetna inteligenca (UI) opravi osnovno valorizacijo dokumentov in pomaga ugotoviti, kaj med njimi sploh predstavlja arhivsko gradivo. UI pomaga tudi pri prepoznavanju rokopisov, starih pisav in jezikov, kar uporabnikom močno olajša delo s starejšimi dokumenti. Ker pa se ta orodja vse bolj uporabljajo, smo opozorili tudi na potrebo po previdnosti."
Katere so največje pasti?
"Predvsem varovanje osebnih podatkov. Arhivsko gradivo vsebuje veliko občutljivih informacij, zato je pomembno, da se pregledi izvajajo v zaprtih sistemih in da podatki ne odhajajo iz nadzorovanega okolja. Poleg tega umetni inteligenci ne smemo slepo zaupati. Njene ugotovitve je treba vedno preveriti. Končna presoja mora ostati v domeni človeka."
Se slovenska arhivistika lahko primerja z evropsko?
"Da, po strokovni plati in razvoju smo na zelo visoki ravni. Imamo dolgo tradicijo arhivske stroke in po vsem, kar slišimo od kolegov iz tujine, smo povsem primerljivi z drugimi državami. Tudi pri nas nastajajo rešitve, ki jih kasneje prevzemajo drugi. Na mednarodnih konferencah si izmenjujemo izkušnje, veliko pa pomenijo tudi evropski projekti. Pred kratkim smo na primer oddali prijavo za skupni projekt z občinskim arhivom iz avstrijskega Gradca in opatijskim arhivom iz Aschaffenburga v Nemčiji. Upamo, da bo izbran. V teh dveh mestih so že razvili platformo, na kateri lahko posamezniki hranijo svoje zasebno gradivo – fotografije, dokumente in drugo. Gradivo najprej ostaja v njihovi lasti, kasneje ga lahko predajo arhivu. Takšno rešitev bi radi uvedli tudi pri nas. Po zakonu smo pristojni za hrambo dokumentov javnih ustanov, medtem ko se zasebne zbirke pogosto izgubijo. Tako bi ohranili zanimivo in pomembno gradivo."
V Murski Soboti v polnem zagonu, drugod pa ...
Pred dvema letoma je bila zaključena velika investicija v prostore v Murski Soboti, zaposleni imajo dobre pogoje za delo, urejena so ustrezna skladišča, poskrbljeno je tudi za prezentacijo. Ste dobili tudi predvideno število kadra?
"Da. Enota v Murski Soboti zdaj deluje s polno zmogljivostjo. Dobili smo tri zaposlitve in mislim, da se tudi arhiv tam zelo dobro vključuje v lokalno okolje. Vzpostavili smo dobro sodelovanje s Pomurskim muzejem Murska Sobota in tudi z drugimi ustanovami."
Kakšno je delo v Ravnah na Koroškem in na sploh v primerjavi z enoto v Mariboru?
"Na Koroškem sta končno zaposlena dva sodelavca, ena sodelavka se nam je pridružila v lanskem letu. Smo pa tam nekoliko omejeni, ker nimamo lastnih prostorov. Ti, ki jih imamo, pa so popolnoma zapolnjeni. V Mariboru je devetnajst zaposlenih. Tukaj so arhivisti specializirani za posamezna področja, s katerih prevzemamo gradivo, to so na primer šolstvo, zdravstvo, gospodarstvo, sodstvo. Na enotah pa morajo sodelavci pokrivati vsa področja, je pa tam obseg gradiva res manjši. Če primerjamo samo področje šolstva, imamo na območju Štajerske več kot 100 šol, na Koroškem bistveno manj."
Ste vi še vedno povezani tudi s strokovnim delom, s področjem gospodarstva, ki je bilo prej, preden ste nastopili direktorsko funkcijo, več kot deset let vaše strokovno področje?
"Načeloma sem to predala kolegici, vendar občasno še vzamem kakšen fond, ga pregledam in popišem. Rada ostajam v stiku s stroko. Prepričana sem tudi, da mora direktor ustanove dobro poznati strokovno delo svojega zavoda. Zato vse postopke tudi sama preizkusim in preverim, kako delujejo v praksi. Tako lahko sodelavcem lažje pomagam, ko potrebujejo nasvet ali podporo. Morda komu delujem nekoliko perfekcionistično, vendar menim, da vodja mora poznati vse procese v ustanovi."
Vas gradivo po vseh teh letih še vedno zna presenetiti?
"Seveda. Ne le gradivo, presenetijo me lahko ustvarjalci gradiva ali pa tudi stranke. V gradivu res vedno znova odkrijemo kaj zanimivega. Ko je na primer kolegica Špela Valadžija pripravljala razstavo o Rudolfu Maistru Maistrova časovna kapsula, je denimo našla dokumente, ki niso bili povezani z njegovim vojaškim delovanjem, mejo, vojno, torej z zadevami, s katerimi ga najpogosteje povezujemo, temveč z njegovim ustvarjalnim delom. Izkazalo se je, da je pripravljal scenarije za različne prireditve in bil na tem področju zelo dejaven.
Trenutno pripravljamo tudi projekt ob 80-letnici Koncertne poslovalnice Maribor. Razstava bo zasnovana v obliki stripa, ki ga ustvarja ilustrator Gašper Krajnc. Prepričana sem, da bomo tudi pri tem projektu odkrili marsikaj novega. Hkrati pripravljamo še novo številko Zbornika za zgodovino Maribora, ki bo prav tako povezana s to tematiko."
V obdobju tranzicije so propadi velikih podjetij močno zaznamovali okolje. Kako je s tem danes, zdi se, da se stečaji dogajajo bolj potiho ali ne? Kakšna je pri tem vloga arhiva?
"V času tranzicije so propadi velikih podjetij močno vplivali na lokalno okolje, kajti pogosto so bile cele družine zaposlene v istem podjetju, zato so bile posledice stečajev zelo občutne. Mi smo takrat prevzemali vse od nekdanjih velikih podjetij, kot so Tam, Metalna, Gradis ..., ki so šla v stečaj. In to neposredno v fasciklih, neurejeno. Potem je sledil poseben projekt, da smo to uredili in popisali, naredili sezname.
Stečaji se še dogajajo, ne v tako veliki meri. Smo pa z vidika arhivske stroke mi pristojni samo za dokumentacijo tistih podjetij, ki izvajajo javno službo oziroma po zakonu sodijo med ustvarjalce arhivskega gradiva, ne pa za gradivo zasebnih podjetij. A vsake toliko se še srečujemo s primeri podjetij, ki izvirajo iz obdobja, ko so bili v državni lasti.
Tak primer je bila nedavno Mariborska livarna Maribor. Do konca lanskega leta v arhivu nismo imeli praktično nobenega njenega gradiva. V času tranzicije nam ni bilo nič predano, kasneje pa se je podjetje privatiziralo in v teh primerih je pridobivanje informacij odvisno predvsem od volje lastnikov. Dolgo sploh nismo vedeli, ali gradivo še obstaja ali je bilo uničeno. Nato smo dobili informacijo, da bi se del dokumentacije lahko nahajal v zakloniščih. Ko se je začel stečajni postopek, so stvari stekle precej bolj sistematično. Današnja zakonodaja je na tem področju k sreči bistveno bolj striktna, tudi stečajni upravitelji so precej bolje seznanjeni z obveznostmi glede arhivskega gradiva. Tako nas je stečajna upraviteljica livarne takoj obvestila in najela podjetje, da so nam predali arhivsko gradivo. Pregledati je bilo treba številne kleti, zaklonišča in druge prostore, nakar so nam predali tisto, kar smo mi prej določili, da ima arhivsko vrednost. Prevzeli smo približno 600 arhivskih škatel."
Od ena do pet
1. Med vašimi hobiji je en, še zmeraj nekoliko nevsakdanji v našem okolju. Plešete line dance, ki izhaja iz ZDA in pri njem skupina plesalcev pleše v eni ali več vrstah isto koreografijo.
"Res je. Pred leti smo punce ugotovile, da je morda čas, da hip hop zamenjamo za nekaj bolj primernega našim letom. Tako smo, ko je naša vaditeljica s tem začela, prešle na line dance - in danes nas je v Mariboru že kar veliko. Gre za prijetno kombinacijo gibanja, druženja in dobre volje."
2. Kaj še radi počnete v prostem času?
"Zelo rada berem. Če imam možnost, se rada zleknem s knjigo v roki. Sicer pa grem rada tudi s kolesom kak krog po mestu. Potem pa že zmanjka časa."
3. Vaša mama Darinka Gostenčnik je upokojena učiteljica peke na nekdanji Srednji živilski šoli v Mariboru, še danes rada deli svoje znanje. Imate tudi vi radi peko in pripravo slaščic?
"Od nje sem se veliko naučila, tudi povsem praktičnih stvari. Na sploh rada preizkušam razne recepte. Včasih se zalotim, da določene stvari počnem povsem enako kot ona, pa mi tega ni posebej pokazala. Že samo z opazovanjem sem se torej naučila marsičesa."
4. Kakšno je vaše življenjsko vodilo?
"Vse življenje se učimo."
5. Katero obdobje zgodovine vam je najbolj blizu?
"Veliko sem se ukvarjala z zgodovino Maribora v obdobju med obema svetovnima vojnama. To obdobje je resnično zelo zanimivo, saj se je v Mariboru veliko dogajalo – mesto je kupilo mestni grad, uredilo kopališče na Mariborskem otoku, ustanovilo mestna podjetja. Po drugi strani pa sem se zaljubila tudi v zgodovino mariborskih podjetij po drugi svetovni vojni. Ohranjeno arhivsko gradivo je ponudilo možnosti priprave zelo zanimivih študij in razstav, ki sem jih pripravila v svoji karieri pred nastopom prvega mandata – naj jih nekaj omenim: Jeklotehna Maribor, TVT Boris Kidrič, Hidromontaža Maribor. Ti projekti so bili zame posebni, saj sem vedno navezala stik z nekdanjimi zaposlenimi. To je raziskovanju dodalo posebno, osebno noto, kar je popolnoma drugačna izkušnja kot samo branje."
Torej ste včasih skoraj že kot detektivi?
"Res je. Čeprav moram poudariti, da so takšni primeri danes redki. Večina ustvarjalcev ima za svoje gradivo zelo dobro poskrbljeno. Danes skorajda ne doživimo več, da bi nas ob obisku odpeljali v vlažno klet ali na suho podstrešje. Arhivski prostori so praviloma urejeni in primerni za hrambo dokumentacije. V preteklosti pa so podjetja pogosto zaklonišča uporabljala kot arhive. Temperatura je bila sicer primerna, težava pa je bila vlaga. Danes so razmere bistveno boljše."
Kaj pravzaprav sploh šteje za arhivsko gradivo?
"Arhivsko gradivo je tisto, ki je pomembno za znanost, kulturo, zgodovinski spomin ali pravno varnost državljanov. Pri vsakem ustvarjalcu moramo prepoznati dokumente, ki izpolnjujejo te kriterije. Pri javnih zavodih so to na primer zapisniki sej, poslovna poročila, razvojni načrti, analize in statistični podatki. Pri podjetjih imajo arhivsko vrednost proizvodni načrti, investicijski programi, projektna dokumentacija in podobno gradivo. V šolah pa denimo zapisniki učiteljskih zborov, matične knjige in spričevala."
Veliko ljudi arhiv povezuje predvsem z dokazovanjem pravic, denimo pri dedovanju, in pridobivanjem dokumentov. Koliko je tega v vašem delu?
"Zelo veliko. Letno imamo več kot dva tisoč strank, ki pri nas iščejo različne dokumente za dokazovanje svojih pravic. Pogosto gre za podatke iz zemljiških knjig, kupoprodajne pogodbe, gradbena in uporabna dovoljenja ter gradbene načrte. Prav gradbena dokumentacija predstavlja velik delež vseh zahtevkov. Veliko je tudi prošenj za izdajo dvojnikov šolskih spričeval in za dokazovanje delovne dobe. V preteklosti smo prevzemali tudi določeno kadrovsko dokumentacijo podjetij, danes pa morajo podjetja takšne evidence hraniti sama.
Po zakonu se arhivsko gradivo praviloma prevzema trideset let po nastanku. A v praksi prihaja do odstopanj. Če se na primer organizacije združujejo, razdružujejo ali kako drugače statusno preoblikujejo, se gradivo pogosto prevzame prej kot trideset let od nastanka. Zato imamo včasih v arhivu tudi mlajše dokumente."
Digitalizacija ne zmanjšuje prostorske stiske
Kako je na vaše delo vplival GDPR oziroma predpisi o varstvu osebnih podatkov?
"Za arhivsko gradivo je po tej uredbi predvidena posebna izjema, da se podatki ne brišejo. Ko se je uredba začela uvajati, je bilo veliko strahu in napačnih predstav, da bo treba vse podatke izbrisati. Toda za arhivsko gradivo to ne velja. Če bi izbrisali podatke iz šolskih matičnih knjig, ljudje čez desetletja ne bi mogli več pridobiti dokazil o izobraževanju. Seveda pa moramo osebne podatke ustrezno varovati. Občutljivi osebni podatki ostajajo zaščiteni, hkrati pa moramo zagotavljati dostopnost gradiva za raziskovalne in druge upravičene namene.
Ob tem opozarjamo tudi na določene zakonodajne nelogičnosti. Nekateri podatki, ki so bili nekoč javno objavljeni, lahko danes zaradi različnih predpisov postanejo težje dostopni raziskovalcem, kakor je denimo opredelitev podatkov o zdravstvenem stanju posameznika za trajno nedostopne. Menim, da bi bilo na določenih področjih smiselno razmisliti o časovnih omejitvah dostopa, ne pa o trajni nedostopnosti. Sedaj pa prihaja do absurdov, da so denimo že bili objavljeni določeni podatki, kakor o španski gripi, obenem pa so po novih predpisih nedostopni."
Velika neuresničena tema ostajajo tudi prostori osrednje enote Pokrajinskega arhiva Maribor, čeprav ste v sedanjih po osnovni dejavnosti zelo dobro umeščeni v središče starega mestnega jedra.
"S tega vidika je stavba zelo dobro umeščena, je v zgodovinskem jedru mesta in ima močan simbolni pomen s svojo več kot 90-letno zgodovino delovanja. Toda po drugi strani, z vidika sodobnega arhivskega varstva, ti prostori niso idealni. Sodoben arhiv potrebuje ustrezna skladišča s sistemi stalnega uravnavanja temperature in vlage. Arhiv bi potreboval tudi veliko čitalnico za stranke oziroma za raziskovalce, razstavne prostore, učilnice in druge spremljevalne prostore. V sedanjih prostorih naredimo največ, kar lahko, vendar dolgoročno potrebujemo dodatne zmogljivosti. "
Kako daleč so načrti za nove prostore?
"Trenutno ni predvidena novogradnja celotnega arhiva, temveč predvsem vzpostavitev regijskih depojev, tudi za Maribor in Koroško. Takšni depoji bi pomembno razbremenili prostorsko stisko. V Mariboru in na Ravnah smo praktično polni. Novo gradivo lahko prevzemamo le še zelo omejeno. Že zdaj uporabljamo tudi najete skladiščne prostore. Novi depoji so zato nujno potrebni. Pri arhivih je treba razmišljati dolgoročno – za obdobje najmanj tridesetih do petdesetih let. Danes hranimo približno 18 tekočih kilometrov arhivskega gradiva. Če bi gradili nov arhiv, bi morali zagotoviti prostor za vse obstoječe gradivo in še vsaj enkrat toliko rezervnih kapacitet za prihodnost."
Digitalizacija verjetno teh težav ne odpravlja povsem?
"Nikakor ne. Digitalno gradivo prinaša celo nove izzive. Papirni dokument, ki je pravilno hranjen, je lahko berljiv tudi po več sto letih. Digitalni zapis pa lahko postane neuporaben že po nekaj desetletjih, če ga ne vzdržujemo pravilno oziroma če nimamo nosilca, na katerem bi ga uporabljali. Gradivo je zato treba redno pretvarjati v formate, primerne za dolgoročno hrambo. Poleg tega so potrebni strežniki, ustrezna programska oprema, strokovni kadri in visoka raven kibernetske varnosti. Projekt slovenskega elektronskega arhiva je na primer postavil pomembne temelje. Digitalno gradivo se bo centralno hranilo, do njega pa bodo lahko dostopali arhivi po vsej Sloveniji."
